Une équipe de planification centralisée facilite le parcours des patients. Elle simplifie le choix des sites, les exigences de rendez-vous et les suivis, tout en réduisant les transferts d'appels.
Un réseau de santé offre des services ambulatoires sur plusieurs sites. Les patients peuvent utiliser un numéro central, un bureau local ou un formulaire en ligne. Chaque option présente des disponibilités et des exigences de réservation distinctes.
Les demandes d’aiguillage incomplètes ou les descriptions de service ambiguës font passer les patients d’une équipe à l’autre. Le réseau a besoin d’un parcours administratif cohérent vers la bonne décision de planification.
Convenir des renseignements nécessaires à chaque type de rendez-vous, y compris les exigences d’aiguillage et les lieux possibles. Repérer les questions qui doivent être confiées à une équipe clinique ou spécialisée en planification.
Former les coordonnateurs aux outils approuvés par le client, aux vérifications d’identité et aux procédures de réservation. Pratiquer les demandes incomplètes et les créneaux indisponibles. Utiliser un guide de service à jour pour expliquer les exigences de façon cohérente.
Réserver dans les limites de l’autorité déléguée ou transmettre la demande avec ses renseignements justificatifs. Confirmer les détails du rendez-vous ou expliquer ce qui manque. Suivre les rappels en attente et les demandes incomplètes jusqu’à leur acceptation par l’équipe suivante.
L’accueil administratif, la coordination des rendez-vous, les rappels et l’évaluation de la qualité du service. Le responsable du service surveille les demandes en attente et les transferts entre établissements.
Le triage clinique, l’admissibilité aux rendez-vous, l’acceptation des demandes d’aiguillage et les modifications aux horaires cliniques. Les questions cliniques suivent le processus d’escalade prévu par le réseau.
Les patients reçoivent une prochaine étape concrète. L’équipe ne porte pas de jugement clinique et ne promet pas de rendez-vous non confirmé.
Examiner les demandes de rendez-vous du premier contact à la réservation confirmée ou à l’acceptation du transfert par un spécialiste.
Suivre les renseignements manquants qui empêchent d’examiner une demande de rendez-vous.
Surveiller les rappels en retard et les demandes en attente d’un transfert accepté.
Examiner les corrections et les appels répétés causés par des renseignements ambigus sur le lieu ou la préparation.